Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w ramach aplikacji webowej wyceniamy.to, służącej do tworzenia, zapisywania i zarządzania orientacyjnymi wycenami usług.

Aplikacja umożliwia użytkownikom zakładanie kont, logowanie, generowanie dokumentów wycen oraz przechowywanie danych wprowadzanych przez użytkowników, w tym danych ich klientów.

Administratorem danych osobowych użytkowników aplikacji wyceniamy.to jest:

Kontakt w sprawach związanych z prywatnością i ochroną danych osobowych: info@impaleo.com

W ramach korzystania z aplikacji mogą występować dwie różne role związane z przetwarzaniem danych osobowych:

1. IMPALEO Sp. z o.o. jako administrator danych — IMPALEO jest administratorem danych osobowych użytkowników aplikacji, w szczególności danych związanych z założeniem konta, logowaniem, obsługą konta, kontaktem z użytkownikiem oraz zapewnieniem działania aplikacji.
2. IMPALEO Sp. z o.o. jako podmiot przetwarzający dane — w zakresie danych osobowych klientów lub kontrahentów wprowadzanych przez użytkownika do aplikacji, użytkownik pozostaje administratorem tych danych, a IMPALEO działa jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie użytkownika.

Oznacza to, że użytkownik odpowiada za legalność wprowadzenia do aplikacji danych swoich klientów, kontrahentów lub innych osób trzecich oraz za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej do ich przetwarzania.

W związku z korzystaniem z aplikacji możemy przetwarzać następujące dane użytkowników:

1. adres e-mail,
2. hasło do konta, przechowywane wyłącznie w formie zabezpieczonej, np. jako hash,
3. imię i nazwisko, jeżeli zostanie podane,
4. dane firmy użytkownika, jeżeli zostaną podane,
5. dane techniczne związane z korzystaniem z aplikacji, takie jak adres IP, identyfikatory sesji, logi systemowe, informacje o urządzeniu i przeglądarce,
6. historia aktywności w aplikacji, w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa, rozliczalności i prawidłowego działania aplikacji,
7. treść zgłoszeń, wiadomości lub korespondencji kierowanej do IMPALEO.

Użytkownik może wprowadzać do aplikacji dane swoich klientów, kontrahentów lub innych osób trzecich, w szczególności:

1. imię i nazwisko,
2. nazwę firmy,
3. adres,
4. NIP,
5. numer telefonu,
6. adres e-mail,
7. dane dotyczące nieruchomości, lokalu lub miejsca realizacji prac,
8. dane zawarte w generowanych wycenach i dokumentach.

W odniesieniu do tych danych IMPALEO działa jako podmiot przetwarzający i przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia usługi na rzecz użytkownika.

Dane użytkowników przetwarzamy w następujących celach:

1. założenie i prowadzenie konta użytkownika,
2. umożliwienie logowania do aplikacji,
3. świadczenie usługi polegającej na tworzeniu, zapisywaniu i zarządzaniu wycenami,
4. zapewnienie prawidłowego działania aplikacji,
5. zapewnienie bezpieczeństwa aplikacji i ochrony przed nadużyciami,
6. obsługa zgłoszeń, zapytań i korespondencji,
7. dochodzenie, ustalanie lub obrona ewentualnych roszczeń,
8. realizacja obowiązków prawnych ciążących na IMPALEO, jeżeli takie obowiązki wystąpią.

Dane użytkowników przetwarzamy na następujących podstawach prawnych:

1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy o korzystanie z aplikacji,
2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na IMPALEO,
3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów IMPALEO, takich jak zapewnienie bezpieczeństwa aplikacji, obsługa korespondencji, zapobieganie nadużyciom oraz dochodzenie lub obrona roszczeń,
4. art. 6 ust. 1 lit. a RODO — gdy użytkownik wyraził zgodę na określone przetwarzanie, np. w przyszłości na komunikację marketingową, jeżeli taka funkcja zostanie wdrożona.

W zakresie danych klientów, kontrahentów lub innych osób trzecich wprowadzanych przez użytkownika do aplikacji, IMPALEO przetwarza dane wyłącznie na zlecenie użytkownika i w celu świadczenia usługi.

Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych powinny zostać określone w Regulaminie aplikacji lub w odrębnej umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych.

W takim przypadku:

1. użytkownik jest administratorem danych swoich klientów,
2. IMPALEO jest podmiotem przetwarzającym,
3. dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania aplikacji,
4. IMPALEO nie wykorzystuje danych klientów użytkownika do własnych celów marketingowych,
5. IMPALEO może korzystać z podprocesorów, jeżeli jest to niezbędne do świadczenia usługi, w szczególności z dostawców hostingu, infrastruktury IT, baz danych, poczty elektronicznej oraz narzędzi AI.

Aplikacja może wykorzystywać systemy sztucznej inteligencji do generowania lub wspierania tworzenia wycen, opisów, podsumowań i dokumentów.

Użytkownik jest informowany, że wybrane treści lub wyniki w aplikacji mogą być wygenerowane albo wspomagane przez system sztucznej inteligencji.

W celu działania funkcji AI dane wprowadzone przez użytkownika mogą być przekazywane dostawcom technologii AI, o ile jest to niezbędne do wykonania usługi. W takim przypadku IMPALEO stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne oraz zawiera wymagane umowy powierzenia lub inne mechanizmy prawne zabezpieczające przetwarzanie danych.

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

1. dostawcom hostingu i infrastruktury serwerowej,
2. dostawcom systemów bazodanowych,
3. dostawcom usług poczty elektronicznej,
4. dostawcom usług bezpieczeństwa IT,
5. dostawcom narzędzi analitycznych, jeżeli zostaną wdrożone,
6. dostawcom technologii AI, jeżeli funkcje AI są wykorzystywane,
7. podmiotom świadczącym obsługę prawną, księgową lub techniczną,
8. organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Dane nie są sprzedawane osobom trzecim.

W zakresie, w jakim IMPALEO działa jako podmiot przetwarzający dane klientów użytkownika, IMPALEO może korzystać z dalszych podmiotów przetwarzających, czyli podprocesorów, w szczególności dostawców hostingu, infrastruktury IT, poczty elektronicznej, narzędzi bezpieczeństwa oraz dostawców AI.

IMPALEO korzysta wyłącznie z takich podmiotów, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

Lista kluczowych podprocesorów może być udostępniona użytkownikowi na żądanie lub opublikowana w aplikacji, jeżeli zostanie wdrożona taka funkcja.

Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jeżeli korzystanie z określonych dostawców technologii, hostingu, infrastruktury lub AI będzie się z tym wiązało.

W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności na podstawie:

1. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
2. standardowych klauzul umownych,
3. innych mechanizmów przewidzianych przez RODO.

Dane użytkownika przetwarzane przez IMPALEO jako administrator będą przechowywane:

1. przez czas korzystania z konta w aplikacji,
2. po usunięciu konta — przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, obsługi zgłoszeń lub wykonania obowiązków prawnych,
3. dane techniczne i logi systemowe — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa aplikacji i wykrywania nadużyć,
4. dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

Dane klientów wprowadzone przez użytkownika będą przechowywane przez czas korzystania przez użytkownika z aplikacji, chyba że użytkownik wcześniej je usunie albo zażąda ich usunięcia zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie lub umowie powierzenia.

Po zakończeniu korzystania z usługi dane klientów użytkownika zostaną usunięte lub zwrócone użytkownikowi, zgodnie z jego dyspozycją oraz zasadami określonymi w Regulaminie lub umowie powierzenia, chyba że obowiązek dalszego przechowywania wynika z przepisów prawa.

IMPALEO stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych, w szczególności:

1. kontrolę dostępu do aplikacji,
2. logowanie za pomocą indywidualnego konta użytkownika,
3. przechowywanie haseł w formie zabezpieczonej,
4. szyfrowanie transmisji danych, w szczególności przy użyciu protokołu HTTPS,
5. ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób i podmiotów, dla których jest to niezbędne,
6. tworzenie kopii zapasowych, jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia ciągłości działania,
7. monitorowanie działania aplikacji w celu wykrywania błędów, awarii i nadużyć.

W zakresie danych, których administratorem jest IMPALEO, użytkownik ma prawo do:

1. dostępu do swoich danych,
2. otrzymania kopii danych,
3. sprostowania danych,
4. usunięcia danych,
5. ograniczenia przetwarzania,
6. przenoszenia danych,
7. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
8. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

W celu realizacji praw należy skontaktować się z IMPALEO pod adresem: info@impaleo.com.

Jeżeli żądanie dotyczy danych klientów wprowadzonych przez użytkownika, użytkownik powinien samodzielnie obsłużyć żądanie osoby, której dane dotyczą, ponieważ pozostaje administratorem tych danych. IMPALEO, jako podmiot przetwarzający, może wspierać użytkownika w realizacji takich żądań w zakresie technicznie możliwym i wynikającym z Regulaminu lub umowy powierzenia.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych wymaganych do założenia i korzystania z konta jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z aplikacji.

Niepodanie danych wymaganych do założenia konta może uniemożliwić korzystanie z aplikacji.

Aplikacja może automatycznie generować wyceny lub propozycje treści przy użyciu systemów informatycznych, w tym AI.

Wygenerowana wycena nie stanowi decyzji wywołującej wobec użytkownika skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na niego wpływającej. Użytkownik powinien samodzielnie zweryfikować wynik przed jego użyciem.

Aplikacja może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie w celu:

1. utrzymania sesji użytkownika,
2. zapewnienia bezpieczeństwa logowania,
3. zapamiętania ustawień aplikacji,
4. analizy technicznej działania aplikacji.

Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone cookies analityczne lub marketingowe, użytkownik zostanie o tym poinformowany zgodnie z obowiązującymi przepisami, a tam, gdzie będzie to wymagane, zostanie poproszony o zgodę.

IMPALEO może aktualizować Politykę prywatności, w szczególności w przypadku zmian funkcjonalności aplikacji, zmian dostawców technologii, zmian prawnych lub zmian organizacyjnych.

Aktualna wersja Polityki prywatności będzie dostępna w aplikacji wyceniamy.to.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pod adresem: